Dokument fortschreiben oder kopieren

Zuletzt geändert am 16.05.2024

Überblick

Zur einfachen Erstellung eines Nachfolge­dokumentes ist im Disclosure Management der Arbeitsbereich Fortschreiben/Kopie erstellen verfügbar.

Arbeitsbereich öffnen

Klicken Sie in der Übersicht eines Dokuments auf Fortschreiben/Kopie erstellen, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Der Arbeitsbereich wird z. B. wie folgt angezeigt:

Zeigt den Arbeitsbereich 'Fortschreiben/Kopie erstellen' Dokument kopieren oder fortschreiben
Typ des Zieldokuments festlegen

Wählen Sie zunächst, ob Sie eine Kopie oder eine Fortschreibung erstellen wollen. Fortschreiben und Kopieren eines Dokuments unterscheiden sich wie folgt:

  • Beim Fortschreiben werden alle Perioden eines Dokumentes anhand ihrer Hierarchie vorgeschoben und die aktuelle Periode wird als Vorperiode verwendet. Im Gegensatz zur Kopie eines Dokumentes wird keine 1:1-Kopie erstellt, sondern ein zeitliches Fortschreiben der Perioden vorgenommen.
  • Beim Kopieren wird das gesamte Dokument, optional inklusive aller angelegten Office-Dateien sowie aller definierten Validierungen kopiert.

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf Als Kopie, wenn Sie eine Kopie erstellen wollen.
  • Klicken Sie auf Als Fortschreibung, wenn Sie eine Fortschreibung erstellen wollen.

 

Je nach Wahl ändert sich die Anzeige der weiteren Optionen.

Kopie oder Fortschreibung konfigurieren

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

Option

Beschreibung

Quell­dokument

  • Name des Dokuments für den eine Kopie oder eine Fortschreibung erstellt werden soll.
  • Stichtag des Quelldokuments

Zieldo­kument

  • Name des Zieldokuments, das erstellt werden soll; als Standardwert ist der Name des aktuellen Dokuments mit dem Präfix Kopie von angegeben.
  • Stichtag des Zieldokuments

Default Status

Status, den das kopierte oder fortgeschriebene Dokument initial haben soll.

Nur Doku­menten­­struktur kopieren

Alle MS Office-Dateien werden vom Kopiervorgang aus­geschlossen. Die erzeugte Kopie besteht nur aus der Dokumentstruktur des Quelldokuments. Ist das Kontroll­kästchen aktiviert, wird die Periodentabelle ausgeblendet.

An­hänge ent­fernen

Die im Quelldokument vorhandenen Anhänge werden nicht in kopierte oder fortgeschriebene Dokumente übernommen.

MS Word-Texte ein­färben

In kopierten und fortgeschriebenen Dokumenten werden alle Texte der Word-Dateien markiert. Die Option MS Word-Texte einfärben kann z. B. genutzt werden, um Textteile zu kennzeichnen, die noch überarbeitet oder kontrolliert werden müssen.

Perio­d­en­ta­­belle

  • Quellperiode: In der Spalte Quellperiode werden alle im Quelldokument vorhandenen Perioden angezeigt.
  • Periode kopieren: Die Perioden, für die das Kontrollkästchen Periode kopieren aktiviert ist, werden aus dem Quelldokument in das Zieldokument kopiert.
  • Zielperiode: Periode, in die die Quellperiode im Zieldokument überführt werden soll.
  • Kommentare kopieren: Kommentare, für die das Kontrollkästchen Kommentare kopieren aktiviert ist, werden aus dem Quelldokument in das Zieldokument kopiert.

Doku­ment in Datei extra­hieren

Disclosure Management bietet die Möglichkeit, Extrakte aus Dokumenten zu erzeugen, um diese anschließend z. B. zum Zwecke einer Berichtsprüfung oder -inspektion an das Lucanet-Amana-Consulting zu übermitteln.

Sobald die Erstellung des Extrakts beendet ist, wird im Benachrichtigungsfenster eine neue Nachricht angezeigt, aus der Sie den extrahierten Bericht herunterladen können.

Kopie erstell­en

Erstellt die Kopie des Quelldokuments mit den eingestellten Optionen. Sobald die Erstellung der Kopie beendet ist, erhalten Sie im Benachrichtigungsfenster eine entsprechende Nachricht. 

Das neue Dokument wird im Dashboard unter dem angegebenen Namen angezeigt und kann dort geöffnet werden.